Os desafios da digitalização de prontuários médicos
Com a aprovação em 2014, pelo Senado Federal, da PLS 167, fica autorizada a digitalização de prontuários médicos e a eliminação posterior do original em papel, desde que a digitalização seja certificada digitalmente. Esta notícia agradou a área médica, que vinha sofrendo há anos com o acúmulo de papel, em hospitais, clínicas e consultórios.
Em levantamento recente, a Ozônio Brasil, empresa carioca especializada em digitalização de documentos para a área médica, elencou os principais benefícios encontrados pelos médicos neste momento de mudança.
1- CORTE DE CUSTOS
O corte de custos mais evidente, talvez pela facilidade de mensuração, é com tinta e papel de impressão. O processo de digitalização induz à mudança de cultura, já facilitada pelo amplo uso das redes sociais, e-mail e navegação da internet. Os médicos criam rapidamente o hábito da leitura em tela e digitação nas consultas, por exemplo.
O corte com espaço físico ocupado é o mais expressivo. "É muito comum ver médicos mudando para espaços menores e mais econômicos, após a digitalização de seus registros. Sem as estantes e arquivos de aço, o ganho de área útil é impressionante", afirma Guilherme Ferreira, diretor da Ozônio Brasil.
2- FACILIDADE NO ARMAZENAMENTO
Arquivos extensos, com prontuários armazenados de forma precária, constituem a realidade mais comumente encontrada nos consultórios, clínicas e hospitais, pelo Brasil. A mudança traz a possibilidade da criação de formas mais eficientes, seguras e baratas de armazenamento dos registros médicos.
Um pen drive de alguns centímetros quadrados consegue armazenar o equivalente a dezenas de arquivos tradicionais de aço. Além da redução espacial, a mudança facilita a recuperação da informação: o médico só precisa digitar o nome para encontrar o arquivo que lhe mostrará toda a evolução médica do paciente.
3- SEGURANÇA
O local de arquivamento de prontuários em papel geralmente não possui os controles de umidade e temperatura necessários para a preservação do documento pelo tempo requerido. A consequência imediata é o risco de proliferação de fungos e traças, que tornam o ambiente insalubre e podem comprometer todo o arquivo, mesmo os registros recentes.
O processo de digitalização de prontuários médicos, quando feito profissionalmente, conta com dispositivos de segurança que praticamente anulam as chances de perda. O principal dispositivo é o backup de dados, que permite a restauração integral dos arquivos após qualquer evento inesperado.
4- COMODIDADE
O acesso web, protegido por login e senha, a sistemas informatizados, oferecido pelas empresas especializadas em digitalização de prontuários, permite que o médico acesse seus registros remotamente, a qualquer momento, pelo celular, tablet ou computador.
Esse recurso confere mais mobilidade ao médico, principalmente àqueles que trabalham em locais diferentes ou alugam espaço em centros médicos.
FIQUE ATENTO AOS RISCOS!
O processo de digitalização, para ser considerado seguro, deve ser conduzido por pessoas ou empresas especializadas. A certificação e backup, por exemplo, não são processos triviais, porém, fundamentais. Não basta comprar um escâner e recrutar uma pessoa sem o conhecimento adequado, pois os danos podem ser irreversíveis.
RESUMINDO
Para o médico as vantagens são inúmeras, começando pela possibilidade de eliminar as pilhas de papel, passando pelo tempo economizado na localização de fichas de pacientes antigos e chegando até a segurança de ter as informações de seus pacientes protegidas por backup (impensável com os papéis) e acessíveis de casa ou de qualquer outro lugar com acesso à internet. O custo-benefício é válido em todos os sentidos.
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